Sistemul dumneavoastra de productivitate este o parte integranta din fluxul de lucru. Sunt departe in trecut acele zile in care aveam cateva sarcini simple pe care le puteam tine minte. In zilele acestea, munca are mai multe laturi, este complicata si coplesitoare. De aceea avem nevoie de un sistem fiabil pentru a extrage cat mai multe idei din mintea noastra, si sa fie organizat. Acesta poate fi la fel de simplu ca atunci cand faci cateva mazgaleli pe lista de “lucruri de facut”, pentru acei cu o munca usoara si putina, sau ca atunci cand ai un sistem complex pe computer care sa cuprinda cat mai multe unelte. Spre deosebire de un consens general, pentru atunci cand conteaza cu adevarat sunt numai doua reguli pe care trebuie sa le urmati pentru a avea un sistem adevarat care nu va va dezamagi.

In primul rand, se pare ca mai multi oameni si-ar petrece timpul cu mici ajustari sau jucandu-se cu sistemul lor de ultima generatie, cand de fapt, ceea ce conteaza cel mai mult este ca vrem ca lucrurile sa se rezolve rapid. Nu vrem sa petrecem cateva minute(da, chiar cea mai mica axa a timpului conteaza aici) lucrand printr-un sistem pentru a ajunge la lista noastra de proiecte sau pentru a bifa o sarcina ca si completata. Cum spune si un mare autor: ”E nevoie de mai mult decat cateva secunde pentru a face ceva ce in mod normal nu vrei sa faci”.

In al doilea rand, sistemul nu trebuie sa aiba prea multe facilitati sau complicatii, mai mult decat e nevoie. Daca nu ai nevoie de acea mica facilitate  caracteristica softului tau productiv , atunci inseamna ca e pusa degeaba. Cel mai probabil te vei simti satisfacut sa-l folosesti deoarece este la indemana si chiar daca rezisti tentatiei, iti distrage atentia. Stiu niste agende care sunt un model foarte bun pentru asa ceva. Daca folosirea unui lucru de calitate, te ajuta, atunci e foarte bine, dar pe mine nu ma ajuta. Calitatea si pretul mare ne stau in cale. Pentru a fi productiv am nevoie sa mazgalesc si sa rup pagini dupa cum imi place. Nu vreau sa ma simt vinovat pentru ca stric acele agende scumpe, dar o agenda simpla si ieftina cred ca ar fi ideala pentru nevoile mele.

Sistemul dumneavoastra trebuie sa fie cat mai necostisitor si cat mai intuitiv posibil. Ar trebui sa te faca sa devii mai productiv decat sa fie ca un obstacol ce iti sta in cale. Planificatorul meu saptamanal este un bun exemplu pentru acesta. Cu toate acestea sa rasfoiesc  cateva pagini sa ajung unde vreau este un mod rapid dar e mult mai rapid sa am toate informatiile condensate pe o singura pagina.