Ne vom concentra acum asupra celui mai iubit instrument si anume lista de activitati, lista cu ce avem de facut. Fie ca o numesti lista de sarcini sau o lista a viitoarelor actiuni, toate acestea in mod esential reprezinta acelasi lucru. Prima data va voi detalia cele 10 articole care va pot ajuta sa va organizati cat mai eficient lista de activitati.

Sarcina rapida si usoara

Daca scrieti cateva idei care va iau cateva minute sau doar cateva secunde atunci e o problema. Daca telefonul suna de mai multe ori intr-un interval foarte scurt de timp, nu trece asta in lista ta si doar il lasi acolo pentru mai tarziu, rezolva problema si apoi fa-ti celelalte treburi. Daca iti ia doua minute sau mai putin sa faci ceva, fa-o imediat. Aceste teme aduc putina satisfactie cand sunt rezolvate oricum, ele ingreuneaza lista ta de activitati si de obicei rezolvarea lor este incetinita daca concentrarea noastra asupra lor este inexistenta.

Sarcina in mod constant intarziata

Daca ai idei care au fost puse in lista ta de o vreme( poate saptamani , chiar si luni )atunci ar trebui sa te intrebi cu ardoare de ce. Daca astepti altceva inainte sa-ti rezolvi problema (de exemplu,astepti un coleg sa-ti dea informatia printr-un mail) atunci tu nu ar fi trebuit sa-ti faci o lista de activitati. Pune in aplicare pe o foaie separata, pentru a inregistra temele pe care vrei sa le faci. Daca este simplu ca o tema sa o tii nerezolvata, considera daca este o prioritate si daca este nevoie cu adevarat sa o faci sau nu. Daca da, afla de ce eziti asupra ei si incearca sa o rezolvi, altfel scoate-o din lista ta de prioritati. Aceste feluri de teme pot fi demoralizatoare pentru ca pot persista constant in lista ta ca niste teme neplacute si incomplete.

Sarcini foarte evidente

Creierul tau nu este atat de inutil. Cand, de exemplu un compartiment miroase urat, se ridica un mare semn de intrebare, asa ca va trebui sa faci ceva in legatura cu asta. Nu trebuie sa ai notat lucrul acesta pe lista ta.

Sarcinile pe care nu trebuie neparat sa le faceti

Sunt trei tipuri de teme. In primul rand ai acele teme pe care trebuie sa le faci, altfel vor veni niste consecinte negative ( un raport de munca dat tie de catre seful tau), lucruri pe care simti ca trebuie sa le faci ( du-te la gimnastica), si lucruri pe care vrei sa le faci (uita-te la dvd –ul pe care l-ai cumparat). Nu e necesar sa le ai pe ultimele doua in lista de activitati. Lucrurile pe care ar trebui sa le faci, cer instrumente separate pentru a le monitoriza, iar lucrurile pe care nu trebuie neparat sa le faci au grija de ele insele pentru ca nu inlesnesc angajamente, nu au o prioritate mare si nu sunt incadrate in timp (incearca sa-ti planuiesti activitatile sociale si cele distractive in acelasi mod in care-ti planuiesti viata de munca, si vei vedea ce am vrut sa spun).

Actiunea urmatoare

In cateva cuvinte, actiunile urmatoare sunt pasii fizici imediat urmatori pentru ca proiectul tau sa mearga inainte. Proiectele au in componenta lor o  gramada de actiuni urmatoare legate intre ele, in functie de marimea lor. Nu folosi lista ta pentru a urmari pe toate dintre acestea, foloseste separat dosarele proiect. Daca planuiesti sa mergi inainte cu un proiect, doar noteaza o urmatoare actiune pentru aceasta, in lista ta, de fiecare data. Nu ar trebuie sa fie utilizat pentru a urmari ce intentionezi sa faci trei pasi mai tarziu.