Elimina tot in afara de lucrurile absolut necesare
Simplifica-ti lista doar la lucrurile esentiale si poti elimina nevoia pentru sisteme complexe panificate.
Sa ne imaginam scenariul ideal. Recent am inceput sa-mi simplific sistemul de management al timpului. Inca am liste lungi cu lucruri de facut, dar nu ma mai uit la ele mult. In schimb, am inceput procesul eliminarii si ma concentrez pe ceea ce este cu adevarat imporant.
Acum, lista mea “to-do” este practic o lista cu 3 lucruri esentiale pe care vreau sa le fac azi. Am deasemenea o lista cu cateva lucruri marunte pe care vreau sa le rezolv, toate odata, deobicei in 30 de minute sau ceva de genul, lasand restul zilei liber pentru sarcinile mai importante. Inca folosesc calendarul, doar ca o modalitate pentru a-mi aminti de intalnirile mele, dar nu este cu adevarat un instrument de manangement al timpului. Nu mai am nevoie de instrumente de management – am simplificat lista la 3 sarcini, in fiecare zi.
Cum poti ajunge in acest punct? Acestea sunt punctele cheie:
1. Elimina. Ia-ti cateva minute pentru a-ti revizui listele cu proiecte si sarcini si vezi cat de mult le poti simplifica. Fa din asta o provocare. Vezi daca o poti reduce la jumatate. Daca ai 50 de sarcini, injumatateste-le. Apoi incearca s-o reduci si mai mult in zilele urmatoare. Cum elimini sarcini? Cateodata o sarcina se invecheste si nu mai este necesara. Cateodata o sarcina poate fi delegata. Fa asta si elimin-o. Citeste mai departe pentru mai multe sfaturi.
2. Cunoaste ceea ce e esential. Cum stii ce anume este esential? Stiind scopul principal si celelalte scopuri daca e necesar. Trebuie sa te concentrezi cu adevarat pe cate un scop odata, dar daca vrei sa realizezi 2 sau 3, este in regula deasemenea. Doar sa nu incerci sa realizezi 10 scopuri sau ceva de genul. Acele scopuri trebuie sa reprezinte proiectele tale esentiale. Orice lte sarcini mai mici sunt esentiale daca te ajuta sa-ti indeplineste acele scopuri si nu sunt esentiale daca nu au nicio legatura cu acelea.
3. Simplifica-ti angajamentele. Fata de cate proiecte ai un angajament? Cate activitati extra-curriculare faci? Nu le poti face pe toate. Trebuie sa inveti sa spui nu si sa-ti pretuiesti timpul. Si daca ai spus deja, da, este inca posibil sa spui nu. Doar trebuie sa fii sincer cu oamenii si sa le spui ca ai nu numar mare de proiecte urgente de realizat si nu te poti angaja la acel lucru mai mult. Usor, poti elimina angajamentele la un numar foarte mic – trebuie sa ai in viata doar acele angajamente care iti confera bucurie si valoare.
4. Simplifica-ti calea informatiei. Recent am trecut la procesul de a-mi elimina cele mai multe din alimentarile RSS. Deasemenea am eliminat din numarul mare de emailuri la care trebuie sa raspund. Si cu mai mult de un an inainte nu am mai citit nici macar un ziar, nu m-am uitat la televizor (cu exceptia DVD-urilor) sau sa citest vreo revista. Stirile nu-mi mai dau nicio valoare. Simplificati intrarile din viata ta si poti simplifica si iesirile.
5. Revizuieste saptamanal. Lista “to-do” tinde sa se incarce in cursul unei saptamani. Ia-ti cateva minute sa elimini sarcini. Nu ai nevoie de o lista imensa “to-do” pentru a fi productiv – doar fa ceea ce conteaza.
6. Pietre mari. In timpul revizuirii tale saptamanale, descopera cele mai importante sarcini pe care ai vrea sa le realizezi pentru saptamana urmatoare. Acelea sunt pietrele tale mari. Acum pune-le pe un orar prima data in fiecare zi. Fa din acelea cele mai importante sarcini in fiecare zi si fa-le prima data – nu le amana pe sfarsitul zilei.
7. Cea mai mare valoare. Ia in considerare cazul a doi scriitori de ziare. Unul este foarte ocupat si scrie multe articole pe saptamana. Toate sunt articole decente, dar sunt destul de obisnuite. Cel de-al doilea scriitor scrie un articol saptamana aceasta, dar apare pe prima pagina. Se vorbeste tot orasul si pe blogguri, primeste un premiu mare in jurnalism si devine un nume cunoscut in jurnalism. De la acest articol i se ofera un serviciu bun si un contract pentru a scrie o carte. Exemplul este putin extrem, dar ilustreaza ideea ca unele sarcini conteaza mult pe termen lung, iar altele care te tin ocupat pe timp nelimitat, nu conteaza. Primul scriitor ar fi putut sta acasa si dormi, iar lumea lui nu s-ar fi schimbat prea mult (cu exceptia ca nu ar fi fost platit pentru acea saptamana). Concentreaza-te pe sarcinile marete care vor face un nume din tine, care vor genera venit pe termen lung, care iti va da satisfactie durabila si fericire. Acestea sunt pietrele tale mari. Elimina restul.
8. Trei dintre cele mai importante sarcini. Iata sistemul de planificare din fiecare zi: scrie cele 3 lucruri importante pe o foaie de hartie. Asta e. Taie-le de pe lista cand ai terminat cu ele. Aceste lucruri sunt cele mai importante pe care sa le faci astazi.
9. Pune deoparte sarcinile marunte. In timpul zilei, alte lucruri pe care trebuie sa le rezolvi vor aparea si daca nu le rezolvi, iti pot crea probleme pentru mai tarziu. Scrie-le pe o alta lista si rezerva-ti 30 de minute sau cat ai nevoie pentru a le rezolva mai tarziu. Mai intai rezolva cele 3 sarcini importante si abia apoi rezolva-le pe cele de pe lista suplimentara.